管理就是搞定人 第八章 “沟”而不“通”是因为你不懂的“沟通”

R | | 访问(9)

  管理说到底,就是沟通、沟通、再沟通。未来,大公司之间的竞争实质是管理的竞争,而竞争的焦点,恰恰体现在公司内部的沟通力上。因此,建立了解员工心声的渠道和机制,缩短上下级的距离,保证公司上下沟通畅通,对企业管理来说至关重要。

  1、管理之道,在于把握员工的心声

  员工在公司工作,他们除了每周五天、每天朝九晚五地上班下班之外,内心会有什么想法呢?他们对公司满意吗?他们对公司还有哪些期盼?他们对公司的管理有什么意见和建议?对此,你是否试图去了解过?只有主动去了解,你才能把握员工的思想动态和心声,才能有的放矢地管理企业。

  了解员工的心声,并不是简单地听,更要主动地去询问,真正重视员工的反馈,及时解决问题、消除员工的不满。

  2、良好的沟通是管理的生命线

  在企业管理中,很多问题的发生,与沟通不畅有很大的关系。这主要来自于两个方面,一方面是上情下达出现障碍,一方面是下情上达出现障碍。因此,企业管理需要良好的沟通作保障,管理者必须重视沟通问题。

  沟通是企业经营成败的关键,如果没有良好的沟通,管理者就不能及时、准确地了解下属的想法,也就不能及时了解事情的进展,及时做出反应;如果没有良好的沟通,下属就不能正确执行上司的旨意,就无法有效地执行到位。可以说,没有良好的沟通,企业就无从发展。而一切优秀的企业,都是良好沟通的典范。

  表达意见的途径:

  (1)通过书面形式提出对公司的意见和建议;

  (2)保密的双向沟通渠道,员工在隐去姓名的前提下,对公司的问题进行评论和投诉;

  (3)每个星期四召开座谈会,员工提出的问题大部分都可以当场得到答复,管理者在7个工作日内反馈处理结论;

  你希望团队变成一盘散沙,还是希望团队充满凝聚力呢?毫无疑问,你希望团队充满凝聚力,实现1+1>2的凝聚力和战斗力。那么,从现在开始,就不要总坐在电脑前了,不要总是待在办公室里了,而要出去多走走,哪怕是每天抽出15分钟,走出办公室,走到下属中去,与下属沟通交流,都会对下属产生非常大的影响。这在管理学上叫“走动管理”,它既有利于了解员工的执行情况,又便于了解员工的心声,发现一线的问题。

  3、换位沟通,相互理解了什么事都好办

  人与人之间,在思维方式、处事方法、对问题的看法等多个方面都有很多不同,还有脾气秉性,生活习惯等的不同。因此,在相处过程中,出现摩擦、隔阂、分歧、矛盾和冲突是非常正常的。因此,人与人之间渴望相互理解,于是有人说“理解万岁”。

  要想和员工实现相互理解,领导者就有必要学会换位思考,把自己设想成员工,想员工之所想。比如,当员工犯错时,领导者要想到:员工希望获得领导的谅解和宽容,于是领导者这么做了,员工自然会感动。

  在管理中,领导者也有必要将心比心、设身处地地为员工着想,这样可以更好地理解员工,表达对员工的关爱。员工得到领导者的理解、感受到领导的关爱之后,通常也会投之以桃、报之以李地去为领导着想。这样一来,工作中再棘手的问题都好解决。

  当然,领导者在理解下属的同时,也要让下属理解自己。经常有领导者抱怨:“下属不理解我的意图,我交代给他的任务,他不积极执行。”“下属执行不到位,做出的结果不是我想要的。”之所以会出现这些问题,就在于下属没有理解领导者。因此,在下达任务的时候,一定要站在下属的角度,用下属听得懂的话语、用下属愿意听的语气去下达任务。这样才能赢得下属的积极配合、心甘情愿地服从和支持。

  4、跟员工沟通:多用建议,少用命令

  人是情感动物,而不是机器,人会有情绪、有感受、有自尊心,而机器没有。当你向机器下达命令时,你要做的就是用力地按下某个按钮,而当你向员工下达命令时,如果你语气“重”了,就容易使员工感受到压迫感,他们会本能地抗拒。如果你轻声一点,多一点协商,多一点建议,他们就会舒服地接受命令,做到你想要的效果。

  一般来说,在与员工沟通时,有这样几个细节值得领导者注意:

  (1)放平语气,不要颐指气使。有些领导者有事就扯着大嗓门对下属吼,自认为这是雷厉风行的表现,能产生好的效果,其实恰恰相反,这样非常令人反感。

  (2)在沟通中,多用“请”。请是一种温和的要求,作为领导者,原本要求下属做某件事实属正常,但若领导者懂得用“请”字,那么下属会受宠若惊,会感到尊重。比如,你让下属收拾办公桌,说:“请大家把办公桌收拾一下。”这样效果就比“把办公桌收拾一下”的效果好。

  (3)沟通中,询问下属的看法:“你有怎样的想法呢?”所谓沟通,讲究的是相互,当你说出想法之后,下属不一定会认同你,因为他们可能有自己的想法。这个时候,你不妨用征询的口吻问他:“你有什么想法呢?”引导他说出来,便于你们更好地沟通。

  (4)用建议的口吻下命令。下达命令是很常见的管理行为,但你要知道:没有谁喜欢被呼来唤去,因此,当你向下属下达命令时,不妨建议道:“你是否可以抽个时间,把车间收拾一下呢?”这样下属更愿意接受你的建议。

  5、不要用电话和网络代替面对面的沟通

  在企业管理中,沟通的重要性不言而喻。尽管如今通信设备发达,手机、电话、传真、网络等沟通工具日益涌现,大大方便了远距离沟通,但是最有效的沟通方式还是面对面沟通。因为面对面沟通不仅能更好地理解双方的意思,而且能够了解双方的肢体语言所表达的信息,比如手势、面部表情等。

  为什么缺少了面对面沟通,会使员工感到不被重视呢?其实这种感受是可以理解的,试想一下,公司管理者与员工在一起办公,但是整天不与员工面对面说话,而是用网络聊天工具,这样无形中就拉开了企业成员之间的距离。再加之员工遇到的问题得不到及时的解决,那么员工自然就会产生“公司不重视我们”的感受。

  对管理者来说,与员工进行面对面的沟通是至关重要的。因为管理者要做出决策,就要从下属那里获得相关信息,而信息只有通过与下属面对面的沟通,才能得到更准确地传递。同时,决策要得到实施,也需要与员工进行沟通。管理者有再好的想法,再好的创意,再完善的计划,如果缺少了与员工面对面的沟通也是无法顺利实现的。所以说,不管你多忙,不管你拥有的沟通方式有多么便捷,请记住:面对面沟通永远是无法替代的。

  6、循循善诱,才能有力说服下属

  如果没有强有力的说服,不能让下属认同,再强硬的命令,也没有实质的意义。因为当下属不理解、不认同你时,在执行过程中就容易出现偏差、发生错误。况且,下属也有自尊心,需要被尊重,他们需要获得平等的对待,所以,说服是领导者管理团队的唯一手段。

  (1)适度褒扬,顺水推舟

  每个人都渴望得到他人的理解,受到别人的肯定和赞扬。身为领导者,在劝说下属之前,不妨先适度褒扬下属,引导他顺水推舟,对你产生好感和认同。比如,当下属找借口拖延执行时,为了调动他的积极性,你可以这么劝说他:“我知道你很忙,抽不开身,但这件事非常重要,只有你能胜任,我对其他人没把握,思前想后,觉得你才是最佳人选。”下属听了这话,明显地感受到你对他的高度认可,怎么还会拒绝呢?

  (2)设身处地,将心比心

  俗话说:“人同此心,心同此理。”很多领导者在说服下属的过程中失败了,并不是因为他们没有把道理讲清楚,而是由于他们没有设身处地、将心比心地为下属着想。如果换个位置,多站在下属的立场进行说服,沟通起来就会容易许多。

  (3)求同存异,缩短差距

  领导者在说服下属的时候,也应该采取求同存异的办法,一开始千万不要说出你与下属有分歧的观点,因为这样很容易激起下属的反感,而要一开始摆出与下属某些相同的观点,这样可以让下属觉得你懂他,觉得找到了知己,这样下属的心态放平缓,愿意与你进一步交流。这就为后面的说服工作打下了坚实的基础。

  (4)克己忍让,以柔克刚

  领导者自认为高下属一等,于是表现得语气强硬,甚至粗暴无理,这样能行吗?肯定不行,因为下属虽然在职位上低于领导者,但是在说服工作中,领导者若想赢得下属的认同,首先就必须让下属对你有好感,否则,一切大道理都无济于事。因此,领导者也要学会克己忍让,温和表达观点,软化下属内心的坚冰,达到以柔克刚的目的。

  (5)推心置腹,动之以情

  古人云:“感人心者,莫先乎情。”领导者要想说服下属,就不得不动感情。只有善于运用感情技巧,动之以情,晓之以理,才能打动下属的心。要知道,感情是沟通的桥梁,如果你想说服下属,只有通过这座桥梁,才能走进下属的心里。否则,下属的心门一直关闭着,你再怎么威胁、恐吓都无效。

  7、与顶撞你的人从容地打交道

  面对下属的顶撞时,管理者一定要学会从容应对,千万不要觉得下属以下犯上,而要把下属的顶撞看成是一件很自然的事情,甚至不能把意见相左看成是顶撞。如果你有这样的认识,那么无论下属怎么顶撞你,你始终能够宽容面对,并从下属的不同意见中汲取有益的成分。

  有一位非常能干的CEO曾经谈到如何应对下属的顶撞时,说了这样一段话:“每当下属提出不同的意见,驳斥我的观点,顶撞我的想法时,我都会做一个深呼吸,然后问自己:他为什么顶撞我呢?难道不是为我好吗?”最终,他会觉得下属顶撞他是为他好,于是,转而用欣赏的口吻评价下属的意见:“你的见解独到。”“你的思路新奇。”“好的,这个想法好像不错,我想一想。”最后,下属们发表意见的积极性得到了保护和激发,大家有想法时都愿意和他交流。

  8、给员工留一点私人空间

  身为企业管理者,经常要与员工打交道,有的管理者不太注意尊重他人的私人空间,无形之中给员工造成了难言的尴尬和不快,这种情况我们应该极力避免。

  每个人都有自己的私人空间,即使在公司里上班,员工也有自己的私人空间,例如,员工的办公位、电脑、抽屉等就是员工的私人空间,这是应该被尊重的。如果管理者不懂得这一点,仗着自己是领导,就置员工的私人空间于不顾,那么往往会伤害员工的感情。

  还有一些管理者更是不把员工的私人空间放在眼里,他们要求员工下班后必须开机,领导打电话去员工必须接,有临时任务必须加班完成,有应酬还必须陪着领导去。这种无理的要求让员工怨声载道,尤其让女性员工感到不满。

  身为公司的领导者,不妨换位思考一下,体谅一下员工既不想去,又不得不去的为难心理。如果员工下班后陪着客户去应酬,喝得晕乎乎的,第二天上班如何保证工作效率呢?更重要的是,员工被“强迫”了,心里会产生不满情绪。久而久之,员工的工作激情将会被消磨殆尽。所以,英明的领导者不应该“霸占”员工的私人空间,而应该给员工自由,让员工在工作的8小时之外,充分享受自己的生活,养精蓄锐,为第二天的工作做准备。

  尊重员工的私人空间,给员工充分的自由,这既是对员工的信任,也是对员工的良好激励。在管理者的信任之下,员工可以不受约束、更加舒适地工作,也能更加自如地发挥自己的才能,从而为企业的发展创造更大的价值。